De nos jours, la gestion des appels est un défi en soi pour toute entreprise soucieuse de son image et de son rapport à l'environnement extérieur. Le déroulement de ces appels est en effet déterminant dans le premier bilan du parcours client. Découvrez dans cet article quelques astuces pour gérer des appels.
Avoir un service dédié
Cet aspect critique de la gestion des appels est souvent plus que le simple recrutement d'une réceptionniste qui sait utiliser un système téléphonique. En pratique, bien que cela puisse être acceptable dans certains secteurs commerciaux et de très petites entités. Appel sortant peut être bien géré par un agent de votre entreprise.
En effet, une bonne gestion des appels dans toute entreprise commerciale et autres organisations d'une certaine taille nécessite un service dédié pour répondre à une sorte de service de requête. Cette division des services peut se faire de plusieurs façons, selon ce que vous proposez en tant qu'entreprise.
Outiller les intervenants
Pour optimiser l'expérience de l'appelant et la rentabilité des opérations, les employés appelés à participer aux appels entrants doivent être adéquatement équipés. Cela passe entre autres par une bonne maîtrise du terminal et des logiciels utilisés si nécessaire, la disponibilité des intervenants à l'heure dite, une communication fluide entre les différents intervenants et une standardisation de certains éléments clés du discours.
Limiter les points de contact
L'utilisation d'un seul numéro de téléphone pour tous les appels entrants offre à une entreprise plusieurs avantages. Non seulement cela le rend plus facile à identifier et à contacter, mais cela assure également une gestion plus fluide des appels, tant que des systèmes (manuels ou automatiques) sont en place pour permettre aux appels entrants d'être acheminés efficacement vers leurs destinataires. Cette solution répond également à un besoin fondamental du client : Accès simple et pratique depuis n'importe quel terminal et n'importe où. Dans ce cas, l'idéal est de choisir un numéro vert facile à trouver et à retenir.
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